Privacyverklaring Axia Zorg

Over deze privacyverklaring

Axia Zorg biedt persoonlijke ambulante begeleiding aan volwassenen. Om vragen en aanmeldingen te behandelen en goede begeleiding te kunnen bieden, verwerken wij persoonsgegevens.

Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk met persoonsgegevens om. Wij verzamelen niet meer gegevens dan nodig en bewaren deze niet langer dan noodzakelijk of wettelijk verplicht.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens kunnen delen, hoelang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

Wie is verantwoordelijk?

Axia Zorg V.O.F. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Axia Zorg V.O.F.
J.C. van Markenlaan 3
2285 VL Rijswijk
KvK-nummer: 98665189
Telefoon: 085 223 0003
E-mail: contact@axiazorg.nl

Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via: contact@axiazorg.nl

Beide vennoten van Axia Zorg behandelen privacyvragen. Axia Zorg heeft op dit moment geen functionaris gegevensbescherming aangesteld.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect iets over een persoon zeggen. Voorbeelden zijn een naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres.

Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig. Dit worden bijzondere persoonsgegevens genoemd. Hieronder vallen bijvoorbeeld gegevens over iemands lichamelijke of psychische gezondheid, beperking, medicatie, geloofsovertuiging of seksuele gerichtheid.

Wij verwerken bijzondere persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

Van wie verwerken wij gegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van:

Bezoekers van onze website.
Personen die contact met ons opnemen.
Personen die zichzelf aanmelden.
Personen die door iemand anders worden aangemeld.
Cliënten van Axia Zorg.
Wettelijke vertegenwoordigers, mentoren, curatoren en bewindvoerders.
Familieleden en andere personen uit het netwerk van een cliënt.
Verwijzers en betrokken professionals.
Personen die een klacht indienen.
Leveranciers en zakelijke contactpersonen.

Onze begeleiding is gericht op volwassenen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van uw contact met Axia Zorg.

Contactgegevens

Wij kunnen de volgende contactgegevens verwerken:

Voor- en achternaam.
Adres, postcode en woonplaats.
Geboortedatum.
Telefoonnummer.
E-mailadres.

Gegevens uit het contactformulier

Wanneer u het contactformulier gebruikt, kunnen wij verwerken:

Uw naam.
Uw e-mailadres.
Uw telefoonnummer, als u dit invult.
Het onderwerp van uw vraag.
De inhoud van uw bericht.
De datum en het tijdstip waarop u het formulier verstuurt.

Gegevens uit het aanmeldformulier

Wanneer u zichzelf of iemand anders aanmeldt, kunnen wij verwerken:

Wie wordt aangemeld.
Wie de aanmelding doet.
De relatie tussen de aanmelder en de cliënt.
Contactgegevens van de cliënt en aanmelder.
Geboortedatum van de cliënt.
De ondersteuningsvraag.
De gebieden waarop ondersteuning nodig is.
De doelen waaraan iemand wil werken.
Informatie over een Wmo- of Wlz-PGB.
Aanvullende informatie die bij de aanmelding wordt verstrekt.
De gegeven toestemmingen.

Wij vragen via het openbare aanmeldformulier niet om een BSN, kopie van een identiteitsbewijs, volledige medische dossiers, wachtwoorden of DigiD-gegevens.

Gegevens voor de begeleiding

Wanneer iemand cliënt wordt van Axia Zorg, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

De persoonlijke situatie en ondersteuningsbehoefte.
Het persoonlijk begeleidingsplan.
Doelen en afspraken over de begeleiding.
Rapportages over de geleverde begeleiding.
Evaluaties en wijzigingen van doelen.
Begin- en einddatum van de begeleiding.
Geleverde begeleidingsuren.
Relevante informatie over de lichamelijke of psychische gezondheid.
Relevante informatie over beperkingen, gedrag en risico’s.
Informatie die nodig is om veilige en passende begeleiding te bieden.
Gegevens over betrokken zorgverleners en andere professionals.
Gegevens van vertegenwoordigers en belangrijke personen uit het netwerk.
Toestemmingen en afspraken over het delen van gegevens.
Relevante informatie over incidenten, klachten of bijzonderheden.

Wij verwerken alleen gezondheidsgegevens die noodzakelijk zijn voor het bieden van passende en veilige begeleiding.

Administratieve en financiële gegevens

Wij kunnen verwerken:

Gegevens uit de zorgovereenkomst.
Gegevens over een Wmo- of Wlz-PGB.
Gegevens uit beschikkingen of indicaties, voor zover noodzakelijk.
Factuur- en betaalgegevens.
Gegevens over geleverde begeleidingsuren.
Gegevens die nodig zijn voor declaraties en controles.
Correspondentie met de cliënt, vertegenwoordiger, gemeente, het zorgkantoor of de Sociale Verzekeringsbank.

Gegevens over klachten en incidenten

Wanneer u een klacht indient of betrokken bent bij een incident, kunnen wij verwerken:

Uw naam en contactgegevens.
De inhoud en achtergrond van de klacht of het incident.
De namen van betrokken personen.
Correspondentie en gemaakte afspraken.
De behandeling en uitkomst van de klacht.
Maatregelen die naar aanleiding van een incident zijn genomen.

Technische websitegegevens

Bij het gebruik van onze website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals:

IP-adres.
Type apparaat.
Type internetbrowser.
Bezochte pagina’s.
Datum en tijdstip van het bezoek.
Cookievoorkeuren.

Meer informatie over cookies staat in ons afzonderlijke cookiebeleid.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Het beantwoorden van vragen.
Het opnemen en onderhouden van contact.
Het behandelen en beoordelen van een aanmelding.
Het onderzoeken of onze begeleiding passend is.
Het voorbereiden en uitvoeren van een zorgovereenkomst.
Het maken, uitvoeren en evalueren van een persoonlijk begeleidingsplan.
Het bieden van passende, veilige en verantwoorde begeleiding.
Het vastleggen van de voortgang en gemaakte afspraken.
Het afstemmen met vertegenwoordigers, het netwerk en andere betrokken professionals.
Het verwerken van begeleidingsuren, declaraties en betalingen.
Het bijhouden van onze financiële administratie.
Het behandelen van klachten, incidenten en signalen.
Het verbeteren van onze dienstverlening.
Het beveiligen en goed laten functioneren van onze website en systemen.
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Het instellen, onderbouwen of afhandelen van een juridische vordering.

Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens omdat:

Dit nodig is om een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren.
Wij moeten voldoen aan een wettelijke verplichting.
Dit noodzakelijk is om goede en veilige zorg of ondersteuning te bieden.
Axia Zorg een gerechtvaardigd belang heeft, bijvoorbeeld om vragen te beantwoorden, de organisatie te beveiligen of een geschil af te handelen.
U hiervoor toestemming heeft gegeven.
Dit in een uitzonderlijke situatie nodig is om een vitaal belang van u of iemand anders te beschermen.

Bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, verwerken wij alleen wanneer dit noodzakelijk is voor passende zorg of ondersteuning, wanneer daarvoor een wettelijke uitzondering geldt of wanneer u uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

Wanneer wij gegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u deze toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming verandert niets aan het gebruik van gegevens vóór het moment waarop u de toestemming intrekt.

Is het verstrekken van gegevens verplicht?

U bent niet verplicht om via onze website persoonsgegevens aan ons te verstrekken.

Zonder bepaalde gegevens kunnen wij mogelijk:

Uw vraag niet beantwoorden.
Geen contact met u opnemen.
Uw aanmelding niet beoordelen.
Niet vaststellen of onze begeleiding passend is.
Geen zorgovereenkomst sluiten.
Geen veilige en passende begeleiding bieden.
Niet voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen.

Bij onze formulieren geven wij aan welke gegevens verplicht zijn.

Waar komen uw gegevens vandaan?

De meeste persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van u.

Wij kunnen ook gegevens ontvangen van:

Uw wettelijke vertegenwoordiger.
Een mentor, curator of bewindvoerder.
Een familielid of andere persoon uit uw netwerk.
Een verwijzer of betrokken professional.
Een gemeente.
Een zorgkantoor.
De Sociale Verzekeringsbank.
Een andere zorg- of hulpverlener.

Wanneer iemand anders u aanmeldt, verwachten wij dat deze persoon u hierover informeert. Wij controleren waar nodig of de aanmelder bevoegd is om uw gegevens met ons te delen.

BSN en identiteitsbewijs

Axia Zorg vraagt via het openbare contact- en aanmeldformulier niet om uw BSN of een kopie van uw identiteitsbewijs.

Wanneer de begeleiding start, kan het nodig zijn om uw identiteit te controleren of uw BSN te verwerken. Wij doen dit alleen wanneer daarvoor een wettelijke reden bestaat.

Wij bewaren niet standaard een volledige kopie van een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. Als een kopie wettelijk noodzakelijk is, beveiligen wij deze en bewaren wij de kopie niet langer dan nodig.

Axia Zorg vraagt nooit om uw DigiD, wachtwoorden of pincodes.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig en wettelijk toegestaan is.

Afhankelijk van de situatie kunnen wij gegevens delen met:

Gemeenten.
Zorgkantoren.
De Sociale Verzekeringsbank.
Behandelaren, huisartsen en andere betrokken zorgverleners.
Een wettelijke vertegenwoordiger.
Familieleden of andere personen uit het netwerk, wanneer dit is afgesproken of toegestaan.
Onze boekhouder.
Klachtenportaal Zorg.
Onze onafhankelijke klachtenfunctionaris en geschilleninstantie.
De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd.
Andere toezichthouders of overheidsorganisaties.
ICT-, hosting- en softwareleveranciers.
Juridische of financiële adviseurs, wanneer dit noodzakelijk is.

Wij delen niet meer gegevens dan noodzakelijk. Als toestemming nodig is, vragen wij deze vooraf.

Welke systemen en leveranciers gebruiken wij?

Axia Zorg maakt onder andere gebruik van:

Anastic voor het beheer van de website en de digitale formulieren.
Microsoft 365 voor zakelijke e-mail, documenten en samenwerking.
OneDrive voor digitale zakelijke opslag.
ZilliZ voor cliëntdossiers, begeleidingsplannen, rapportages en andere gegevens over de begeleiding.
Klachtenportaal Zorg voor ondersteuning bij klachten en geschillen.
Een externe boekhouder voor de financiële administratie.

Met leveranciers die namens Axia Zorg persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig schriftelijke afspraken over privacy, geheimhouding en beveiliging.

Wij bewaren inhoudelijke cliëntgegevens zoveel mogelijk in ZilliZ. Wij proberen te voorkomen dat zonder noodzaak meerdere cliëntdossiers ontstaan in e-mail, OneDrive en andere systemen.

Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Als een wettelijke bewaartermijn geldt, houden wij ons daaraan.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

Contactvragen

Gegevens uit een algemene contactvraag bewaren wij maximaal zes maanden nadat de vraag is afgehandeld, tenzij langer bewaren nodig is vanwege een vervolgafspraak, klacht of geschil.

Aanmeldingen die niet doorgaan

Gegevens van een aanmelding die niet tot begeleiding leidt, bewaren wij maximaal zes maanden nadat de aanmelding is afgesloten. Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij langer bewaren wettelijk verplicht of noodzakelijk is.

Aanmeldingen die wel doorgaan

Wanneer de begeleiding start, nemen wij de noodzakelijke gegevens uit de aanmelding op in het cliëntdossier. Overige gegevens verwijderen wij zodra deze niet meer nodig zijn.

Cliëntdossiers

Wij bewaren cliëntdossiers tijdens de begeleiding en daarna zolang dit wettelijk verplicht of noodzakelijk is voor goede zorg, verantwoording of de bescherming van juridische belangen.

Wanneer de wettelijke bewaartermijn voor een zorgdossier van toepassing is, bewaren wij het dossier in beginsel twintig jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier. Gegevens die niet onder deze wettelijke termijn vallen, bewaren wij niet langer dan noodzakelijk.

Financiële administratie

Facturen, declaraties en andere gegevens die bij de financiële basisadministratie horen, bewaren wij minimaal zeven jaar.

Klachten en incidenten

Gegevens over klachten en incidenten bewaren wij zolang dit nodig is voor de behandeling, opvolging, verantwoording en toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Websitegegevens

Technische websitegegevens en cookiegegevens bewaren wij volgens de termijnen die in ons cookiebeleid staan.

Na afloop van een bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij langer bewaren wettelijk verplicht of aantoonbaar noodzakelijk is.

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Axia Zorg neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Deze maatregelen bestaan onder andere uit:

Persoonlijke gebruikersaccounts.
Sterke wachtwoorden.
Tweestapsverificatie waar dit mogelijk is.
Beperkte toegang op basis van functie en zorgrelatie.
Beveiligde opslag en verbindingen.
Actuele beveiligingssoftware.
Geheimhoudingsafspraken.
Afspraken met leveranciers.
Controle van toegangsrechten.
Een werkwijze voor incidenten en datalekken.
Instructies aan medewerkers over veilig omgaan met persoonsgegevens.

Alleen personen die gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang. Medewerkers mogen niet zonder geldige reden in een cliëntdossier kijken.

E-mail en openbare websiteformulieren zijn niet bedoeld voor het versturen van volledige medische dossiers, wachtwoorden, DigiD-gegevens of andere informatie waarvoor een veiliger kanaal nodig is.

Geautomatiseerde besluiten

Axia Zorg neemt geen besluiten over uw aanmelding of begeleiding op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking.

Een medewerker beoordeelt persoonlijk of onze begeleiding aansluit bij uw situatie en ondersteuningsvraag.

Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van de situatie, de volgende rechten:

Recht op informatie.
Recht op inzage in uw persoonsgegevens.
Recht op een kopie van uw gegevens.
Recht op correctie van onjuiste gegevens.
Recht op aanvulling van onvolledige gegevens.
Recht op verwijdering van gegevens.
Recht op beperking van de verwerking.
Recht om bezwaar te maken.
Recht op overdracht van gegevens.
Recht om toestemming in te trekken.
Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze rechten zijn niet onbeperkt. Wij kunnen een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer wij gegevens wettelijk moeten bewaren, wanneer de gegevens noodzakelijk zijn voor goede zorg of wanneer de rechten en privacy van iemand anders beschermd moeten worden.

Een feitelijke professionele rapportage wordt niet verwijderd of aangepast omdat iemand het niet eens is met de inhoud. U kunt wel vragen om uw eigen reactie of verklaring aan het dossier toe te voegen.

Een privacyverzoek indienen

U kunt een privacyverzoek indienen via: contact@axiazorg.nl

Beschrijf zo duidelijk mogelijk wat u wilt weten of laten aanpassen. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek ingewikkeld is of als u meerdere verzoeken heeft ingediend, kan deze termijn wettelijk worden verlengd. Wij informeren u wanneer dit nodig is.

Klacht over uw privacy

Heeft u een vraag of klacht over de manier waarop Axia Zorg met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op via: contact@axiazorg.nl

Wij proberen samen met u een oplossing te vinden.

U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Een privacyklacht die betrekking heeft op onze begeleiding kan, wanneer dit van toepassing is, ook worden behandeld volgens de klachtenregeling van Axia Zorg.

Cookies

Onze website kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken om de website goed en veilig te laten functioneren.

Welke cookies worden gebruikt, waarom deze worden gebruikt en hoelang deze worden bewaard, staat in ons afzonderlijke cookiebeleid.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze, systemen of de wetgeving verandert.

Op onze website staat altijd de meest recente versie. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen wanneer dit redelijkerwijs nodig is.